Leitfaden & Hilfe für Landvermesser

Für den Alltag des Landvermessers gebaut

NextSign ist ein webbasiertes System für digitale Signaturen und sichere Dokumentenverteilung. Gemeinsam mit Landvermessern haben wir eine Lösung entwickelt, mit der Nachbarschaftsbenachrichtigungen, Servicemitteilungen und zu unterzeichnende Dokumente direkt an e-Boks gesendet werden – per Adresse, CPR- oder CVR-Nummer – ohne dass Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers kennen müssen.

Kann ein Empfänger nicht digital erreicht werden, z. B. wegen Namens- und Adressschutz, versenden wir automatisch stattdessen einen physischen Brief. In Kombination mit dem vollständigen Protokoll über Zustellung, Öffnung und Unterschrift ist Ihre Dokumentation immer in Ordnung.

Videoanleitungen

Kurze Videos zu den wichtigsten Arbeitsabläufen in NextSign – von Ihrem ersten Fall bis zum fortgeschrittenen Massenversand.

Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die Fragen, die wir am häufigsten von Landvermessern hören.

• Wie erfülle ich meine Benachrichtigungspflicht, wenn der Empfänger Namens- und Adressschutz hat?

  Wenn Sie per Adresse an e-Boks senden, versuchen wir zuerst die digitale Zustellung. Meldet e-Boks zurück, dass die Person nicht erreichbar ist – z. B. wegen Namens- und Adressschutz oder abgewählter digitaler Post – versenden wir automatisch einen physischen Brief über DAO oder PostNord. Erforderlich ist nur, dass Ihre Kommunikationsvorlage mit 'Fallback zu DAO' eingerichtet ist und dass das Häkchen 'Fallback auf Brief' im letzten Schritt der Fallerstellung gesetzt bleibt.

• Die dänische Geodatenbehörde lehnt eine MitID-Signatur einer geschützten Person ab – was tun?

  Wenn eine Person Namens- und Adressschutz hat, kann der Signaturdienst den Namen des Unterzeichners nicht verifizieren, und die GST akzeptiert die Signatur daher in manchen Fällen nicht allein. Die Lösung ist, die 'CPR-Validierung' beim Empfänger zu aktivieren: Das System bestätigt dann die CPR-Nummer der Person, bevor die Dokumente geöffnet werden können, und die GST akzeptiert die Signatur, weil nachweisbar ist, wer unterschrieben hat.

• Muss ich die E-Mail des Empfängers kennen, um eine Benachrichtigung zu senden?

  Nein. Über e-Boks können Sie an eine Adresse (wir validieren sie gegen BBR und DAWA), eine CPR-Nummer oder eine CVR-Nummer senden. Geben Sie nur die Adresse an, erreichen wir alle Bewohner über 15 Jahre; geben Sie auch den Namen an, erreichen wir nur diese Person. Bei CVR-Nummern finden wir das digitale Postfach des Unternehmens selbst.

• Wie importiere ich viele Empfänger auf einmal?

  Im Empfänger-Schritt der Fallerstellung finden Sie 'Importieren'. Dort können Sie Empfänger aus einer CSV- oder Excel-Datei, aus Ihrem Kontaktbuch oder über eine Liste von CVR-Nummern übernehmen. Die Spalten werden automatisch Name, E-Mail, Telefon und Adresse zugeordnet – und Sie können die Zuordnung vor dem Import anpassen. Haben Sie die Eigentümerregister-Integration, können Sie die importierten Adressen zugleich durch die eingetragenen Eigentümer ersetzen lassen.

• Was macht die Eigentümerregister-Integration?

  Sie schlägt die eingetragenen Eigentümer einer Immobilie anhand einer Adresse direkt im dänischen Eigentümerregister über den Datenverteiler (Datafordeleren) nach. Beim Import können Sie 'Tatsächliche Eigentümer über das Eigentümerregister finden' anhaken, woraufhin das System Ihre importierten Adressen durch die registrierten Eigentümer ersetzt – Personen wie Unternehmen. Die Integration wird nach Vereinbarung aktiviert – kontaktieren Sie uns, falls Sie sie noch nicht haben.

• Wie funktioniert ein Massenversand?

  Sie wählen ein Formular oder ein standardisiertes Dokument als Grundlage, laden Ihre Tabelle hoch und wählen selbst Blatt und Kopfzeile. Die Spalten werden automatisch sowohl Empfängerfeldern als auch Serienfeldern in den Dokumenten zugeordnet. Jeder Empfänger kann eine Zustellkette erhalten – z. B. zuerst e-Boks, dann SMS und E-Mail – und vor dem Versand sehen Sie eine Prüfung, in der fehlerhafte Zeilen ausgeschlossen werden können. Das System erstellt einen Fall pro Zeile, und Ihre Einrichtung wird laufend als Entwurf gespeichert, sodass Sie später weitermachen können.

• Kann ich Erinnerungen an Empfänger senden, die noch nicht unterschrieben haben?

  Ja – bei E-Mail- und SMS-Sendungen versenden wir Erinnerungen automatisch (standardmäßig 2 Erinnerungen im Abstand von 3 Tagen), und aus der Fallübersicht können Sie jederzeit manuell erinnern. e-Boks unterstützt keine Erinnerungen, dafür zeigt dort das Protokoll, dass die Sendung zugestellt wurde – und Sie können die E-Mail des Empfängers hinzufügen, wenn Sie auf diesem Weg erinnern möchten.

• Welche Dokumenttypen kann ich senden – und wie viele?

  PDF, Word/DOCX und Excel. Word-Dokumente werden vor dem Versand automatisch in PDF umgewandelt. Sie können bis zu 25 Dokumente pro Fall hochladen und ein Dokument als Anlage markieren, damit es nicht unterschrieben werden muss.

• Ist eine Unterschrift ohne CPR-Validierung genauso bindend?

  Ja. Bei der CPR-Validierung geht es nicht um die Gültigkeit der Unterschrift, sondern darum, die Dokumente hinter ein Login zu legen, damit nur der richtige Empfänger sie sehen kann. Die MitID-Signatur selbst ist ohne CPR-Validierung genauso rechtsverbindlich.

• Wie erhält ein neuer Kollege Zugang zu NextSign?

  Ihr Superuser kann einen Registrierungslink für den manuellen Login senden, oder Sie melden sich mit Microsoft Entra ID (Azure) an, wenn Ihre Organisation es nutzt. Hat ein Kollege den Zugang verloren – Passwort vergessen, neues Telefon oder gesperrtes Konto – stellt ebenfalls der Superuser den Zugang wieder her. Haben Sie gar keinen aktiven Superuser mehr, kontaktieren Sie uns unter support@nextsign.dk.