An viele auf einmal senden
So erstellen Sie einen Massenversand in NextSign: eine Vorlage, eine Tabelle mit den Empfängern und ein Fall für jeden.
Muss derselbe Vertrag an viele gehen, etwa neue Bedingungen an alle Kunden, können Sie einen Massenversand erstellen. Sie nutzen eine Vorlage mit Feldern und eine Tabelle mit einer Zeile pro Empfänger, und NextSign erstellt für jeden einen Fall.
Das Video zeigt den ganzen Ablauf von der Vorlage bis zu einem Lauf, der startbereit ist. Unten sind die Schritte beschrieben.
So geht's
- Vorlage wählen. Fahren Sie unter Dokumente mit der Maus über die Vorlage und wählen Sie „Massenversand“.
- Tabelle hochladen. Laden Sie eine Tabelle oder CSV-Datei mit einer Zeile pro Empfänger hoch. Spalten mit dem Namen eines Vorlagenfelds werden automatisch zugeordnet.
- Empfänger wählen. Klicken Sie auf „Empfänger hinzufügen“ und wählen Sie, welche Spalten Name und E-Mail des Empfängers enthalten. Unterschreiben mehrere Personen je Fall, fügen Sie sie genauso hinzu.
- Fälle benennen. Unter Fallname im Schritt Spalten zuordnen geben Sie einen Namen für die Fälle ein. Verwenden Sie eine Spalte in geschweiften Klammern, etwa {name}, dann erhält jeder Fall den Namen des Empfängers. Ohne Namen erhalten die Fälle nur eine laufende Nummer.
- Lauf prüfen. Sie sehen, wie viele Fälle entstehen, wie viele Unterschriften das sind und ob alle Zeilen bereit sind.
- Lauf erstellen. Klicken Sie auf „Lauf erstellen“ und bestätigen Sie. Der Lauf wird gespeichert, aber noch nichts gesendet.
- Lauf starten. Klicken Sie auf „Job starten“ und bestätigen Sie, wenn Sie bereit sind. Erst dann werden die Fälle gesendet.
Gut zu wissen
- Felder wie Firmenname und Datum werden automatisch ausgefüllt und gehören nicht in die Tabelle.
- Der Massenversand wird unterwegs als Entwurf gespeichert, sodass Sie später weitermachen können.
- Verwenden Sie Spaltennamen, die den Vorlagenfeldern ähneln, dann ordnet NextSign sie selbst zu.
Fragen und Antworten
An wie viele Empfänger kann ich senden?
An so viele, wie die Tabelle Zeilen hat. Jede Zeile wird ein Fall mit eigenen Angaben.
Sehe ich, wer unterschrieben hat?
Ja. Läuft der Versand, zeigt die Statistikseite, wie viele geöffnet und unterschrieben haben, und Sie können dort Erinnerungen senden.
Was kostet ein Massenversand?
Der Prüfschritt zeigt, wie viele Unterschriften der Lauf ergibt und wie viele Credits Ihnen danach bleiben.
