Kontakte, Gruppen und Import

Das Adressbuch enthält die Empfänger, an die Sie immer wieder senden, mit Name, E-Mail, Telefon, Anschrift und Position. Kontakte lassen sich in Gruppen zusammenfassen, sodass Sie etwa den ganzen Vorstand mit einem Klick zu einem Fall hinzufügen.

Haben Sie Ihre Kontakte schon in einer Tabelle, importieren Sie sie auf einmal. Das Video zeigt alles und endet damit, eine Gruppe in einen Fall zu übernehmen.

So geht's

1. Kontakte öffnen. Gehen Sie im Menü unter Einstellungen zu Kontakte.
2. Kontakt anlegen. Klicken Sie auf „Neuen Kontakt erstellen“ und geben Sie Name, E-Mail und Telefon ein. Sie können auch wählen, zu welchen Gruppen der Kontakt gehört.
3. Gruppe anlegen. Klicken Sie auf „Neue Gruppe“, benennen Sie die Gruppe und haken Sie die Kontakte an, die dazugehören.
4. Tabelle importieren. Klicken Sie auf „Kontakte importieren“ und laden Sie eine Excel- oder CSV-Datei hoch. Spalten mit Überschriften wie Name, E-Mail, Telefon, Anschrift und Position werden automatisch erkannt.
5. Prüfen und importieren. Sehen Sie sich die Vorschau an, korrigieren Sie bei Bedarf die Zuordnung der Spalten und importieren Sie die Kontakte. Sie können sie auch direkt einer Gruppe zuordnen.
6. Kontakte im Fall nutzen. Klicken Sie bei den Empfängern eines Falls auf „Kontakte importieren“. Wählen Sie einzelne Kontakte oder klicken Sie auf eine Gruppe, um alle Mitglieder hinzuzufügen.

Gut zu wissen

• Beim Import können Sie vorhandene Kontakte aktualisieren lassen, damit keine Dubletten entstehen.
• Ein Kontakt kann zu mehreren Gruppen gehören.
• Hat die Datei keine Überschriften, schalten Sie die Kopfzeile aus und ordnen die Spalten selbst zu.

Fragen und Antworten

Welche Dateitypen kann ich importieren?

CSV, XLSX und XLS.

Was, wenn meine Datei andere Spaltenüberschriften hat?

Dann ordnen Sie die Spalten vor dem Import in der Vorschau selbst den richtigen Feldern zu.

Werden die Kontakte mit meinen Kollegen geteilt?

Ja. Das Adressbuch gilt für das ganze Unternehmen.