Als e-Boks-Brief oder Papierbrief senden

Die e-Boks-Vorlage legt fest, was der Empfänger in seiner e-Boks, dem dänischen digitalen Postfach, erhält: einen Brief mit Link, einen Brief mit den Dokumenten des Falls oder nur die Dokumente. Sie steuert auch die Lesebestätigung und ob der Brief per Post geht, wenn der Empfänger keine e-Boks hat.

Das Video zeigt die Vorlage und wie es danach am Fall aussieht. Für das Senden an e-Boks gibt es eine eigene Anleitung. Unten sind die Schritte beschrieben.

So geht's

1. Vorlage öffnen. Öffnen Sie „Vorlagen (E-Mail, SMS, e-Boks)“, wählen Sie e-Boks und klicken Sie bei der Vorlage auf „Bearbeiten“.
2. Nachricht schreiben. Unter „Die Nachricht in e-Boks“ geben Sie den Titel ein, den der Empfänger in seiner e-Boks sieht, und den Text der Schaltfläche, die den Fall öffnet. Außerdem wählen Sie, wie lange die Schaltfläche angezeigt wird.
3. Lesebestätigung wählen. Unter „Lesebestätigung“ wählen Sie, ob der Empfänger bestätigen muss, dass er den Brief geöffnet hat. Mit „Erforderlich“ lässt sich der Brief erst nach der Bestätigung lesen. Die Lesebestätigung erfordert eine Einrichtung bei e-Boks, bei der NextSign hilft.
4. Inhalt wählen. Wählen Sie „Brief mit Link“, „Brief und Dokumente“ oder „Nur die Dokumente des Falls“. Die ersten beiden brauchen einen Brief, den Sie als .docx mit Platzhaltern oder als .pdf hochladen.
5. Papierbrief. Kreuzen Sie „Physischen Brief senden, wenn der Empfänger keine e-Boks hat“ an, wenn der Brief per Post gehen soll, falls der Empfänger keine e-Boks hat. Klicken Sie auf „Speichern“.
6. Fall senden. Senden Sie einen Fall mit der Vorlage, ist „Ersatzweise per Brief“ von Anfang an aktiviert. Für den einzelnen Fall können Sie es abschalten.
7. Fall verfolgen. Am Fall stehen „Geöffnet“ und die Uhrzeit, sobald der Empfänger den Brief geöffnet hat, und Sie öffnen die Bestätigung mit „Bestätigung anzeigen“.

Gut zu wissen

• Die Lesebestätigung gilt für die erste Sendung, nicht für Erinnerungen oder per Post gesendete Briefe.
• Ein Papierbrief braucht die Adresse des Empfängers auf dem Dokument. Wählen Sie „Nur die Dokumente des Falls“, kreuzen Sie deshalb „Adresse des Empfängers auf das Dokument setzen“ an.
• In einem Massenversand können Sie später e-Boks-Empfängern, die noch nicht reagiert haben, über „Brief senden“ in der Statistik einen Papierbrief senden.
• e-Boks-Nachrichten und Papierbriefe können nur an dänische Adressen gesendet werden.

Fragen und Antworten

Was passiert, wenn der Empfänger keine e-Boks hat?

Ist „Physischen Brief senden, wenn der Empfänger keine e-Boks hat“ aktiviert, geht der Brief stattdessen per Post. Andernfalls wird nichts gesendet, und Sie sehen den Fehler am Fall.

Sehe ich, ob der Brief gelesen wurde?

Ja, wenn die Vorlage eine Lesebestätigung anfordert. Dann steht beim Empfänger, wann der Brief geöffnet wurde, und die Bestätigung wird am Fall gespeichert.