Datenschutzerklärung 

Einleitung

NextSign ApS („NextSign“, „wir“ oder „uns“) betreibt NextSign, eine digitale Signaturlösung für die sichere und einfache digitale Unterzeichnung von Dokumenten. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn wir als Verantwortlicher handeln, zum Beispiel beim Betrieb unserer Websites, bei der Anlage von Benutzern, in der Kundenverwaltung, im Support und im Marketing. Wenn unsere Kunden NextSign nutzen, um Dokumente zur Unterschrift zu versenden, verarbeiten wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden als Auftragsverarbeiter. In diesen Fällen beschreibt die Datenschutzerklärung des Kunden die Verarbeitung, während das Verhältnis zwischen dem Kunden und NextSign durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt ist.

Kontaktdaten

Unternehmen: NextSign ApS

Adresse:

CVR-Nr.: 44 03 75 05

Telefon: +45 7060 4402

Website: www.nextsign.dk

E-Mail: support@nextsign.dk

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um unsere Dienste bereitzustellen und zu verbessern, sicher mit Ihnen zu kommunizieren, Kundenbeziehungen zu verwalten, unsere Systeme zu schützen und unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen.

• Betrieb und Sicherheit unserer Websites und unseres Signaturdienstes (Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines sicheren und stabilen Dienstes, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Anlage und Verwaltung von Kundenkonten, Benutzern und Verträgen, einschließlich Lizenz- und Zahlungsangelegenheiten (Rechtsgrundlage: Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sowie unsere berechtigten Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Kommunikation und Support bei Anfragen per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular, einschließlich Fehlersuche und Nachverfolgung (Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse an gutem Service, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
• Versand von Newslettern, Betriebsinformationen und relevantem Marketing, soweit rechtlich zulässig, unter anderem auf Grundlage einer Einwilligung oder einer bestehenden Kundenbeziehung (Rechtsgrundlage: Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, und/oder berechtigte Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, im Einklang mit dem dänischen Marketinggesetz (markedsføringsloven)).
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, einschließlich Buchführungsvorschriften, Dokumentationspflichten und Auskünften an Behörden (Rechtsgrundlage: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Analyse und Verbesserung unserer Dienste, einschließlich Nutzungsstatistiken, Nutzerverhalten in der Lösung und Feedback von Nutzern, damit wir Funktionalität, Sicherheit und Benutzererfahrung verbessern können (Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der laufenden Weiterentwicklung und Optimierung von NextSign, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Technische Protokollierung und Dokumentation von Aktivitäten, z. B. Protokolle von Anmeldeversuchen, Kontoänderungen und bestimmten Aktionen im System, zur Fehlersuche, Sicherheitsüberwachung und Dokumentation relevanter Vorgänge (Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen an der Verhinderung von Missbrauch und an der Nachvollziehbarkeit, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Kategorien personenbezogener Daten

• Allgemeine personenbezogene Daten (Art. 6 DSGVO): Wir verarbeiten unter anderem Name, Berufsbezeichnung, Unternehmenszugehörigkeit, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anmeldedaten, IP-Adresse, technische Informationen über Ihr Gerät und Ihren Browser sowie allgemeine Nutzungsdaten (z. B. welche Seiten besucht und welche Funktionen genutzt werden). Diese Daten nutzen wir, um den Dienst bereitzustellen, mit Ihnen zu kommunizieren, Ihren Benutzer zu verwalten und die Nutzung der Plattform zu analysieren.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO): Grundsätzlich verarbeiten wir in unserer Rolle als Verantwortlicher keine sensiblen Daten. Erhalten wir ausnahmsweise sensible Daten, z. B. im Rahmen eines Supportfalls oder über Dateianhänge, beschränken wir die Verarbeitung so weit wie möglich und löschen die Daten wieder, sobald der Fall bearbeitet ist, sofern wir nicht rechtlich verpflichtet sind, sie länger aufzubewahren.
• Vertrauliche Daten (Art. 10 DSGVO): In unserer Rolle als Verantwortlicher kann in begrenztem Umfang eine Verarbeitung von CPR-Nummern (dänische Personennummern) vorkommen, z. B. wenn Sie Testdaten anlegen oder die Plattform in eigenem Namen nutzen. CPR-Nummern werden mit hohem Sicherheitsniveau verarbeitet, unter anderem durch Verschlüsselung und eingeschränkten Zugriff, und nur so lange aufbewahrt, wie es notwendig und sachlich gerechtfertigt ist. Wenn wir CPR-Nummern und andere vertrauliche Daten in Dokumenten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, geschieht dies als Auftragsverarbeiter gemäß unserem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Empfänger personenbezogener Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies notwendig, relevant und rechtmäßig ist. Empfänger können unter anderem unsere vertrauenswürdigen (Unter-)Auftragsverarbeiter sein, die Hosting, den Betrieb von Servern und Datenbanken, E-Mail- und SMS-Versand, Sicherheitslösungen, eID- und Signaturdienste sowie andere technische Hilfsmittel bereitstellen. Diese Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten nur auf unsere Weisung und sind vertraglich verpflichtet, die Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu schützen. In einigen Fällen können wir Daten auch an Behörden, Berater oder Wirtschaftsprüfer weitergeben, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder wenn es zur Durchsetzung unserer Rechte erforderlich ist.

Übertragung in Drittländer

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten auf Servern innerhalb der EU/des EWR gespeichert. Wenn wir in besonderen Fällen Anbieter oder Dienste außerhalb der EU/des EWR nutzen, geschieht dies nur, wenn eine gültige Übermittlungsgrundlage nach Kapitel V DSGVO besteht, z. B. die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, und nach einer konkreten Prüfung, ob der Anbieter in der Praxis ein ausreichendes und angemessenes Schutzniveau für Ihre Daten bieten kann.

Herkunft Ihrer Daten

Wir erheben Daten in erster Linie direkt bei Ihnen, wenn Sie unsere Websites besuchen, einen Benutzer anlegen, sich anmelden, die Plattform nutzen oder uns per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular kontaktieren. In einigen Fällen erhalten wir Daten über Sie von dem Unternehmen oder der Organisation, der Sie angehören, z. B. wenn Sie als Kontaktperson oder Benutzer eines Kundenkontos angelegt werden. Außerdem können wir bestimmte unternehmensbezogene Angaben über öffentlich zugängliche Register und Drittanbieterdienste abrufen oder überprüfen, um korrekte Stammdaten sicherzustellen.

Sicherheit und Speicherdauer

Wir nehmen Informationssicherheit ernst und haben eine Reihe technischer und organisatorischer Maßnahmen ergriffen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch, Verlust oder Veränderung zu schützen. Dazu gehören unter anderem die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und in bestimmten Fällen im Ruhezustand, Zugriffssteuerung mit rollenbasierten Rechten, starke Passwörter und Zwei-Faktor-Anmeldung, getrennte Umgebungen, Firewall-Schutz, laufende Sicherheitsupdates, Überwachung und Protokollierung relevanter Ereignisse, Backup-Verfahren sowie interne Richtlinien und Schulungen der Mitarbeitenden. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, oder so lange wir rechtlich dazu verpflichtet sind (z. B. nach Buchführungsvorschriften). Werden die Daten nicht mehr benötigt, werden sie sicher gelöscht oder anonymisiert.

Apps und Integrationen

Diese Datenschutzerklärung gilt für NextSign als Dienst, einschließlich unserer Webplattform sowie unserer Apps und Integrationen für Microsoft 365: NextSign Integration for word, NextSign Outlook Integration und NextSign SharePoint Integration. Wenn Sie diese Integrationen nutzen, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Sie eingeben oder auf die Sie uns Zugriff gewähren, zum Beispiel das Dokument, das Sie zur Unterschrift senden, Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Empfänger sowie den NextSign-Benutzer, mit dem Sie sich anmelden, zum Zweck der Erstellung und Versendung von Dokumenten zur elektronischen Unterschrift. Die Daten werden nach denselben Zwecken, Rechtsgrundlagen und Sicherheitsmaßnahmen verarbeitet, die im Übrigen in dieser Datenschutzerklärung beschrieben sind. Die Integrationen greifen nur auf Ihr Dokument zu, wenn Sie es aktiv über NextSign senden, und wir verwenden Ihre Inhalte nicht für andere Zwecke.

YouTube

Wir nutzen die YouTube API Services, um unsere eigenen Anleitungsvideos auf dem YouTube-Kanal von NextSign zu veröffentlichen. Wir verwenden die API ausschließlich, um unsere eigenen Videos hochzuladen und zu verwalten. Über die YouTube API Services rufen wir keine Informationen über YouTube-Nutzer oder über Sie ab, und wir speichern oder teilen keine solchen Informationen.

Videos auf unseren eigenen Websites werden von unseren eigenen Servern in der EU abgespielt und übermitteln keine Informationen an YouTube. Einige ältere Beiträge betten Videos von YouTube ein. Diese werden erst geladen, nachdem Sie funktionalen Cookies zugestimmt haben. Dann gelten die Bedingungen von YouTube und die Datenschutzerklärung von Google.

Wenn Sie sich unsere Videos auf YouTube ansehen, gelten die Nutzungsbedingungen von YouTube und die Datenschutzerklärung von Google.

Wenn Sie einer App Zugriff auf Ihr Google-Konto gewährt haben, können Sie diesen Zugriff jederzeit auf der Seite für Verbindungen mit Drittanbietern in Ihrem Google-Konto widerrufen. Sie können uns auch unter support@nextsign.dk kontaktieren, wenn Sie möchten, dass wir Informationen über Sie löschen.

Ihre Rechte

• Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, und eine Kopie der gespeicherten Daten sowie ergänzende Informationen zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten über Sie berichtigen zu lassen, damit wir keine falschen oder irreführenden Daten verarbeiten.
• Recht auf Löschung: In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, z. B. wenn die Daten für den Zweck nicht mehr erforderlich sind, wenn Sie eine Einwilligung widerrufen oder wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist. Es kann jedoch Fälle geben, in denen wir zur weiteren Verarbeitung verpflichtet sind, z. B. aufgrund gesetzlicher Vorschriften.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Situationen können Sie verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, z. B. während wir einen Widerspruch prüfen oder die Richtigkeit der Daten kontrollieren.
• Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, einer Verarbeitung zu widersprechen, die auf unseren berechtigten Interessen beruht, einschließlich Profiling, sowie der Nutzung Ihrer Daten für Direktwerbung. Wenn Sie der Direktwerbung widersprechen, beenden wir diese Verarbeitung.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Soweit die Verarbeitung automatisiert erfolgt und auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht, haben Sie das Recht, die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie, soweit technisch möglich, an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Wenn unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
• Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei der dänischen Datenschutzbehörde (Datatilsynet) über unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Wir empfehlen Ihnen jedoch, sich zuerst an uns zu wenden, damit wir versuchen können, die Angelegenheit gemeinsam zu klären.

Dänische Datenschutzbehörde (Datatilsynet)

Adresse: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Dänemark

Telefon: +45 33 19 32 00

E-Mail: dt@datatilsynet.dk

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung laufend aktualisieren, wenn sich unsere Verarbeitungstätigkeiten, unsere Dienste oder die geltenden Gesetze ändern. Die aktuelle Version ist stets auf www.nextsign.dk verfügbar, und über wesentliche Änderungen informieren wir nach Möglichkeit über unsere Plattform oder per E-Mail.