Guide & hjälp för lantmätare

Byggt för lantmätarens vardag

NextSign är ett webbaserat system för digitala signaturer och säker dokumentdistribution. Tillsammans med lantmätare har vi utvecklat en lösning där underrättelser till grannar, servicemeddelanden och dokument för signering skickas direkt till e-Boks – via adress, CPR- eller CVR-nummer – utan att du behöver känna till mottagarens e-postadress.

Kan en mottagare inte nås digitalt, t.ex. på grund av namn- och adresskydd, skickar vi automatiskt ett fysiskt brev i stället. I kombination med den fullständiga loggen över mottagande, öppning och signering har du alltid dokumentationen i ordning.

Videoguider

Korta videor som visar de viktigaste arbetsflödena i NextSign – från ditt första ärende till avancerade massutskick.

Vanliga frågor

Svar på de frågor vi oftast får från lantmätare.

• Hur uppfyller jag underrättelseplikten om mottagaren har namn- och adresskydd?

  När du skickar via adress till e-Boks försöker vi först med digital leverans. Meddelar e-Boks att personen inte kan nås – t.ex. på grund av namn- och adresskydd eller bortvald digital post – skickar vi automatiskt ett fysiskt brev via DAO eller PostNord. Det enda som krävs är att er kommunikationsmall är uppsatt med 'Fallback till DAO' och att kryssrutan 'Fallback till brev' är markerad i sista steget när du skapar ärendet.

• Danska Geodatastyrelsen avvisar en MitID-signatur från en skyddad person – vad gör jag?

  När en person har namn- och adresskydd kan signaturtjänsten inte verifiera undertecknarens namn, och GST godtar därför i vissa fall inte signaturen ensam. Lösningen är att aktivera 'CPR-validering' på mottagaren: Systemet bekräftar då personens CPR-nummer innan dokumenten kan öppnas, och GST godtar signaturen eftersom det kan bevisas vem som har signerat.

• Behöver jag känna till mottagarens e-post för att skicka en underrättelse?

  Nej. Via e-Boks kan du skicka till en adress (vi validerar den mot BBR och DAWA), ett CPR-nummer eller ett CVR-nummer. Fyller du bara i adressen når vi alla boende över 15 år; fyller du även i namnet når vi bara den personen. Vid CVR-nummer hittar vi själva företagets digitala brevlåda.

• Hur importerar jag många mottagare på en gång?

  I mottagarsteget när du skapar ett ärende hittar du 'Importera'. Här kan du hämta mottagare från en CSV- eller Excel-fil, från din kontaktbok eller genom att klistra in en lista med CVR-nummer. Kolumnerna mappas automatiskt till namn, e-post, telefon och adress – och du kan justera mappningen innan du importerar. Har ni Ägarregister-integrationen kan du samtidigt välja att ersätta de importerade adresserna med de lagfarna ägarna.

• Vad gör Ägarregister-integrationen?

  Den slår upp fastighetens lagfarna ägare direkt i det danska ägarregistret via Datafordeleren utifrån en adress. Vid import kan du markera 'Hitta verkliga ägare via ägarregistret', varpå systemet ersätter dina importerade adresser med de registrerade ägarna – både personer och företag. Integrationen aktiveras efter avtal, så kontakta oss om ni inte har den ännu.

• Hur fungerar ett massutskick?

  Du väljer ett formulär eller ett standardiserat dokument som grund, laddar upp ditt kalkylark och väljer själv blad och rubrikrad. Kolumnerna mappas automatiskt till både mottagarfält och kopplingsfält i dokumenten. Varje mottagare kan få en leveranskedja – t.ex. e-Boks först, därefter SMS och e-post – och före avsändning ser du en granskning där rader med fel kan uteslutas. Systemet skapar ett ärende per rad, och din uppsättning sparas löpande som utkast så att du kan fortsätta senare.

• Kan jag skicka påminnelser till mottagare som inte har signerat?

  Ja – vid e-post- och SMS-utskick skickar vi påminnelser automatiskt (som standard 2 påminnelser med 3 dagars mellanrum), och du kan alltid skicka en manuell påminnelse från ärendeöversikten. e-Boks stöder inte påminnelser, men där visar loggen i stället att utskicket har tagits emot – och du kan lägga till mottagarens e-post om du vill påminna den vägen.

• Vilka dokumenttyper kan jag skicka – och hur många?

  PDF, Word/DOCX och Excel. Word-dokument konverteras automatiskt till PDF före avsändning. Du kan ladda upp upp till 25 dokument per ärende, och du kan markera ett dokument som bilaga så att det inte behöver signeras.

• Är en signatur utan CPR-validering lika bindande?

  Ja. CPR-validering handlar inte om signaturens giltighet, utan om att lägga dokumenten bakom en inloggning så att bara rätt mottagare kan se dem. Själva MitID-signaturen är precis lika juridiskt bindande utan CPR-validering.

• Hur får en ny kollega tillgång till NextSign?

  Er superanvändare kan skicka en registreringslänk för manuell inloggning, eller så kan ni logga in med Microsoft Entra ID (Azure) om er organisation använder det. Har en kollega förlorat åtkomsten – glömt lösenord, ny telefon eller låst konto – är det också superanvändaren som återställer åtkomsten. Står ni helt utan en aktiv superanvändare kontaktar ni oss på support@nextsign.dk.