Skicka som e-Boks-brev eller fysiskt brev
Se hur du ställer in e-Boks-mallen i NextSign: brev med länk eller ärendets dokument, läskvitto, och fysiskt brev med posten om mottagaren inte har e-Boks, den danska digitala brevlådan.
e-Boks-mallen bestämmer vad mottagaren får i sin e-Boks, den danska digitala brevlådan: ett brev med länk, ett brev med ärendets dokument eller bara dokumenten. Den styr också läskvitto och om brevet ska skickas med posten om mottagaren inte har e-Boks.
Videon visar mallen och hur det ser ut i ärendet efteråt. Själva utskicket till e-Boks har en egen guide. Nedan beskrivs stegen.
Så här gör du
- Öppna mallen. Gå till "E-postmallar", välj e-Boks och klicka på "Redigera" vid mallen.
- Skriv meddelandet. Under "Meddelandet i e-Boks" skriver du titeln som mottagaren ser i sin e-Boks och texten på knappen som öppnar ärendet. Du väljer också hur länge knappen visas.
- Välj läskvitto. Under "Läskvitto" väljer du om mottagaren ska bekräfta att brevet har öppnats. Med "Obligatoriskt" kan brevet läsas först när mottagaren har bekräftat. Läskvitto kräver en inställning hos e-Boks som NextSign hjälper till med.
- Välj innehållet. Välj "Brev med länk", "Brev och dokument" eller "Endast ärendets dokument". De två första kräver ett brev som du laddar upp som .docx med taggar eller som .pdf.
- Fysiskt brev. Markera "Skicka fysiskt brev om mottagaren inte har e-Boks" om brevet ska skickas med posten när mottagaren inte har e-Boks. Klicka på "Spara".
- Skicka ärendet. När du skickar ett ärende med mallen är "Fallback till brev" aktiverat från början. Du kan stänga av det för det enskilda ärendet.
- Följ ärendet. I ärendet står "Öppnat" med tidpunkt när mottagaren har öppnat brevet, och du kan öppna kvittot med "Visa kvitto".
Bra att veta
- Läskvittot gäller det första utskicket, inte påminnelser eller brev som skickas med posten.
- Ett fysiskt brev kräver att mottagarens adress står på dokumentet. Väljer du "Endast ärendets dokument" markerar du därför "Sätt mottagarens adress på dokumentet".
- I ett massutskick kan du efteråt skicka ett fysiskt brev till e-Boks-mottagare som inte har reagerat än, med "Skicka brev" i statistiken.
- e-Boks och fysiska brev kan bara skickas till danska adresser.
Frågor och svar
Vad händer om mottagaren inte har e-Boks?
Är "Skicka fysiskt brev om mottagaren inte har e-Boks" aktiverat skickas brevet med posten i stället. Annars skickas ingenting, och du ser felet i ärendet.
Kan jag se om brevet har lästs?
Ja, när mallen begär läskvitto. Då står det på mottagaren när brevet öppnades, och kvittot sparas i ärendet.
