Zeit sparen mit einer Voreinstellung
So speichern Sie Ihre üblichen Einstellungen wie Ordner und Empfänger als Voreinstellung, sperren Felder und starten neue Fälle mit einem Klick.
Eine Voreinstellung speichert die Entscheidungen, die Sie sonst bei jedem Fall treffen: Ordner, E-Mail, Sprache, Unterschriftsmethoden, Erinnerungen, Frist, Dokumente und feste Empfänger. Starten Sie einen Fall mit der Voreinstellung, ist alles bereits ausgefüllt.
Als Administrator können Sie Felder auch sperren, damit sie im Fall nicht geändert werden können. So werden Fälle derselben Art immer gleich versendet.
So geht's
- Voreinstellungen öffnen. Gehen Sie zu den Voreinstellungen und klicken Sie auf „Erstellen“.
- Namen vergeben. Wählen Sie einen Namen, der sagt, wann sie gilt, etwa Kundenvertrag oder Anstellung.
- Feste Einstellungen wählen. Füllen Sie die Felder aus, die jedes Mal gleich sein sollen, zum Beispiel Ordner, E-Mail-Vorlage und Erinnerungen.
- Felder sperren. Setzen Sie bei einem Feld das Häkchen am Schloss, damit es im Fall nicht geändert werden kann. Ein Feld lässt sich erst sperren, wenn es einen Wert hat.
- Feste Empfänger hinzufügen. Aktivieren Sie „Standardempfänger“ und fügen Sie die Personen hinzu, die immer dabei sein sollen, etwa die Buchhaltung.
- Speichern und Fall starten. Speichern Sie die Voreinstellung und klicken Sie auf das Symbol, um damit einen Fall zu erstellen. Der Fall öffnet sich mit Ihren Einstellungen.
Gut zu wissen
- Sie können eine Voreinstellung auch wählen, wenn Sie einen Fall über Fall erstellen anlegen.
- Als Standard gesetzt, gilt die Voreinstellung automatisch, wenn Sie schnell einen Fall erstellen, indem Sie ein Dokument hineinziehen.
- Ziehen Sie in der Liste, um die Reihenfolge zu ändern, damit die meistgenutzten oben stehen.
- „Ausgefüllte Felder verbergen“ blendet bereits ausgefüllte Felder aus, sodass der Fall schneller fertig ist.
Fragen und Antworten
Kann ich eine Voreinstellung später ändern?
Ja. Änderungen gelten für neue Fälle, die danach mit der Voreinstellung erstellt werden.
Können Administratoren ein gesperrtes Feld ändern?
Ja. Administratoren können die Sperre in einem einzelnen Fall aufheben, wenn eine Ausnahme nötig ist.
Kann ich mehrere Voreinstellungen haben?
Ja, so viele Sie möchten, zum Beispiel eine pro Vertragsart.
