Ordner und Zugriff
So legen Sie einen Ordner an und bestimmen mit Rollen oder namentlich genannten Kollegen, wer die Fälle darin sieht.
Ordner bündeln Ihre Fälle und bestimmen, wer sie sehen kann. Jeder Ordner hat eine oder mehrere Rollen, und nur Kollegen mit einer dieser Rollen sehen die Fälle darin. Braucht ein einzelner Kollege Zugriff, geben Sie ihm zusätzlichen Zugriff, ohne die Rollen zu ändern.
Das Video zeigt, wie Sie einen Ordner für die Geschäftsführung anlegen und später den Zugriff auf einen Ordner ändern.
So geht's
- Ordner öffnen. Klicken Sie im Menü auf Ordner. Hier sehen Sie die Ordner Ihres Unternehmens und die Rollen mit Zugriff.
- Ordner anlegen. Klicken Sie auf „Neuer Ordner“ und geben Sie dem Ordner einen Namen.
- Rollen wählen. Unter „Wer hat Zugang?“ wählen Sie die Rollen, die die Fälle sehen sollen. Ihre eigenen Rollen werden automatisch hinzugefügt, damit Sie den Ordner immer selbst sehen.
- Zusätzlichen Zugriff geben. Unter „Sonderzugriff“ fügen Sie namentlich Kollegen hinzu, die die Fälle unabhängig von ihren Rollen sehen sollen.
- Ordner anlegen. Der Ordner ist fertig und lässt sich in neuen Fällen auswählen.
- Zugriff später ändern. Klicken Sie auf das Zahnrad am Ordner, um Name, Rollen und zusätzlichen Zugriff zu ändern.
Gut zu wissen
- Lassen Sie die Rollen leer, sehen alle mit Zugriff auf Fälle den Ordner.
- Admin sieht immer alle Ordner und Fälle.
- Eigene Fälle sehen Sie immer, egal in welchem Ordner sie liegen.
- Einen Fall verschieben Sie über die Liste unter Fälle in einen anderen Ordner.
Fragen und Antworten
Wie wähle ich den Ordner für einen Fall?
In den Falleinstellungen. Der Text unter dem Feld zeigt, wer Zugriff auf den Fall erhält.
Was passiert mit den Fällen, wenn ich den Zugriff eines Ordners ändere?
Der Zugriff gilt sofort für alle Fälle im Ordner.
Was ist der Unterschied zwischen Rollen und zusätzlichem Zugriff?
Rollen geben allen mit der Rolle Zugriff. Zusätzlicher Zugriff gilt für namentlich genannte Personen, etwa einen Kollegen aus einer anderen Abteilung.
