Vom Formular zur Unterschrift

Mit einem öffentlichen Formular kann der Kunde seine Angaben selbst ausfüllen und den Vertrag im selben Ablauf unterschreiben. Die Antworten füllen Ihre Word-Vorlage aus, und der Vertrag wird direkt zur Unterschrift gesendet.

Das Video zeigt ein fast fertiges Formular und die Einstellungen, mit denen es Dokumente zur Unterschrift sendet. Unten sind die Schritte beschrieben.

So geht's

1. Ergebnis wählen. Wählen Sie unter „Übersicht“ die Option „Dokumente zur Unterschrift senden“. Das Formular bekommt dann einen Schritt, in dem Sie die Dokumente hinzufügen.
2. Word-Vorlage hinzufügen. Laden Sie unter „Dokumente“ die Vorlage hoch. Felder in geschweiften Klammern, zum Beispiel {kunde_name}, werden mit den Antworten ausgefüllt. Mit „Formular aus Dokumenten vorschlagen“ kann die KI Fragen aus dem Dokument vorschlagen. Das kostet Credits, und Sie prüfen den Vorschlag, bevor etwas hinzugefügt wird.
3. Unterzeichner wählen. Setzen Sie unter „Personen“ bei der Rolle, die unterschreibt, ein Häkchen bei „Unterzeichnet die Dokumente“. Unter Kontaktdaten lassen sich Name und E-Mail-Adresse der Rolle aus einer Antwort im Formular übernehmen.
4. Fragen mit dem Dokument verknüpfen. Klicken Sie unter „Formular“ auf eine Frage. Unter „Tag im Dokument“ steht der Name des Felds im Dokument, und genau so muss er in der Word-Datei stehen.
5. Kunden zur Unterschrift weiterleiten. Setzen Sie unter „Nach dem Ausfüllen“ ein Häkchen bei „Nach dem Absenden den Signaturraum öffnen“. Der Signaturraum öffnet sich dann, sobald das Formular gesendet ist.
6. Testen und veröffentlichen. Probieren Sie das Formular unter „Testen und veröffentlichen“ aus, und mit „Testweise ausfüllen und Vorschau anzeigen“ sehen Sie das Dokument mit Beispieldaten. Klicken Sie auf „Formular veröffentlichen“, wenn alles stimmt, und teilen Sie den Link.

Gut zu wissen

• Ein Feld, das der Kunde nicht sehen soll, etwa einen Stundensatz, können Sie als „Ausgeblendetes Feld“ markieren und mit einem „Startwert“ versehen. Der Wert kommt ins Dokument.
• Globale Felder wie {company_name} werden automatisch mit Ihren Firmendaten ausgefüllt.
• Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Rolle können ebenfalls ins Dokument. Die passenden Tags stehen bei der Rolle unter Personen.

Fragen und Antworten

Was ist, wenn der Kunde nicht sofort unterschreibt?

Der Vertrag wird als Fall angelegt und an den Unterzeichner gesendet, sodass der Kunde auch später über den Link in der E-Mail unterschreiben kann.

Brauche ich ein Word-Dokument?

Ja, wenn die Antworten das Dokument ausfüllen sollen. Die Vorlage muss eine Word-Datei (.docx) mit Feldern in geschweiften Klammern sein. Andere Dateien können angehängt werden, werden aber nicht ausgefüllt.