Rollen und Zugriff
So steuern Rollen den Zugriff in NextSign, so erstellen Sie eine Rolle, die nur eigene Fälle sieht, und so wählen Sie die Standardrolle für neue Benutzer.
Rollen legen fest, was jeder Kollege in NextSign sehen und tun kann. Es gibt fertige Rollen, und Sie können eigene Rollen mit genau den Berechtigungen anlegen, die Sie brauchen.
Zusammen mit den Ordnern bestimmen Rollen auch, welche Fälle jemand sieht. Das Video zeigt, wie Sie eine Rolle anlegen, die nur eigene Fälle sieht.
So geht's
- Rollen öffnen. Gehen Sie zum Firmenprofil und wählen Sie den Reiter Rollen. Hier sehen Sie die fertigen und Ihre eigenen Rollen.
- Über Rollen und Zugriff lesen. „Mehr über Rollenzugriff & Berechtigungen“ gibt einen kurzen Überblick, wie Rollen, Berechtigungen und Ordner zusammenhängen.
- Rolle anlegen. Klicken Sie auf „Erstellen“ und geben Sie der Rolle einen Namen, zum Beispiel Vertriebsmitarbeiter.
- Bereiche wählen. Aktivieren Sie „Berechtigungen verwenden“ und haken Sie die Bereiche an, die die Rolle nutzen darf, etwa Fälle, Dokumente und Voreinstellungen. Admin in einem Bereich erlaubt auch dessen Verwaltung.
- Sichtbare Fälle festlegen. Unter „Welche Fälle darf die Rolle sehen?“ wählen Sie „Nur eigene Fälle“ oder „Fälle in den Ordnern, auf die die Rolle Zugriff hat“.
- Speichern und zuweisen. Speichern Sie die Rolle und weisen Sie sie unter Benutzer den richtigen Kollegen zu.
- Standardrolle wählen. Im Reiter „Konfiguration“ wählen Sie die „Standardrolle“: die Rolle, die neue Benutzer bei der Einladung oder ihrer ersten Anmeldung erhalten.
Gut zu wissen
- Admin hat immer Zugriff auf alles. Diese Rolle lässt sich nicht einschränken.
- Ein Kollege kann mehrere Rollen haben. Sein Zugriff ist dann die Summe daraus.
- Ordner bestimmen, welche Rollen die Fälle darin sehen. Einen Ordner ohne Rollen sehen alle mit Zugriff auf Fälle.
- Eigene Fälle sehen Sie immer, egal in welchem Ordner.
Fragen und Antworten
Was ist der Unterschied zwischen Rollen- und Ordnerzugriff?
Die Berechtigungen der Rolle bestimmen, welche Bereiche von NextSign ein Kollege nutzen kann. Die Rollen des Ordners bestimmen, welche Fälle er sieht. Beides muss passen, damit ein Kollege einen Fall sieht.
Kann ich eine Rolle später ändern?
Ja. Die Änderung gilt sofort für alle Kollegen mit dieser Rolle.
Was bedeutet nur eigene Fälle?
Der Kollege sieht nur die Fälle, die er selbst angelegt hat, auch wenn sie in einem Ordner liegen, auf den die Rolle Zugriff hat.
