Mehrere Empfänger in einem Fall
So fügen Sie mehrere Empfänger hinzu, legen die Reihenfolge fest, schreiben eine persönliche Nachricht, verlangen eine CPR-Validierung und bestimmen, wer unterschreibt, genehmigt oder nur eine Kopie erhält.
Ein Fall kann beliebig viele Empfänger haben. Für jeden legen Sie fest, ob er unterschreibt, genehmigt oder nur eine Kopie erhält, und in welcher Reihenfolge das geschieht.
Das Video zeigt, wie Sie drei Empfänger hinzufügen und die Reihenfolge festlegen. Unten lesen Sie, wie es funktioniert.
So geht's
- Zu den Empfängern wechseln. Erstellen Sie einen Fall oder öffnen Sie einen Entwurf und wechseln Sie zum Schritt Empfänger.
- Empfänger hinzufügen. Klicken Sie auf Empfänger hinzufügen und geben Sie E-Mail-Adresse und Namen ein. Wiederholen Sie das für alle Beteiligten.
- Reihenfolge festlegen. Die Nummer des Empfängers bestimmt die Reihenfolge. Alle mit Nummer 1 erhalten den Fall zuerst. Haben sie unterschrieben, geht er an Nummer 2 und so weiter.
- Persönliche Nachricht schreiben. Setzen Sie beim Empfänger ein Häkchen bei „Benutzerdefinierte Nachricht“ und schreiben Sie die Nachricht. Nur dieser Empfänger erhält sie, zusätzlich zur üblichen E-Mail des Falls.
- CPR-Validierung verlangen. Setzen Sie ein Häkchen bei „CPR-Nummer validieren“, wenn Sie sicher sein müssen, wer unterschreibt. Der Empfänger bestätigt sich dann mit MitID und seiner CPR-Nummer.
- Methode für einen Empfänger wählen. Bei jedem Unterzeichner können Sie eine bestimmte Unterschriftsmethode wählen. Bleibt das Feld leer, gelten die Methoden aus den Falleinstellungen.
- Kopieempfänger festlegen. Entfernen Sie das Häkchen bei „Muss unterschreiben“. Der Empfänger erhält die Dokumente dann, ohne unterschreiben zu müssen.
- Genehmiger festlegen. Setzen Sie ein Häkchen bei „Muss genehmigen“, wenn der Empfänger die Dokumente genehmigen statt unterschreiben soll.
Gut zu wissen
- Geben Sie mehreren Empfängern dieselbe Nummer, erhalten sie den Fall gleichzeitig und können in beliebiger Reihenfolge unterschreiben.
- Mit „Kontakte importieren“ übernehmen Sie Empfänger aus Ihren Kontakten, auch ganze Gruppen auf einmal.
- Mit „SMS hinzufügen“ kann der Empfänger den Fall auch per SMS erhalten.
- Auch nach dem Versand können Sie noch Empfänger hinzufügen, solange nicht alle unterschrieben haben.
Fragen und Antworten
Wann erhält Nummer 2 die Dokumente?
Sobald alle Empfänger mit Nummer 1 unterschrieben oder genehmigt haben.
Was ist der Unterschied zwischen Unterschreiben und Genehmigen?
Ein Genehmiger bestätigt, dass die Dokumente in Ordnung sind, ohne sie zu unterschreiben. Das passt etwa für eine Führungskraft, die einen Vertrag freigeben muss, bevor er weitergeht.
Erhalten Kopieempfänger die unterschriebenen Dokumente?
Ja. Kopieempfänger erhalten die Dokumente und können den Fall verfolgen, müssen aber nichts tun.
