Formulare im Detail

Ein Formular kann viel mehr als Antworten sammeln. Mehrere Personen können jeweils ihren Teil ausfüllen, Fragen können je nach vorherigen Antworten erscheinen, Werte lassen sich berechnen, und die Antworten können eine Word-Vorlage füllen, die danach zur Unterschrift gesendet wird.

Das Video zeigt an einem Formular für neue Mieter, wie die Funktionen zusammenspielen: Mieter und Mitmieter füllen ihre Angaben aus, und die Antworten landen in einem Mietvertrag. Unten sind die wichtigsten Schritte beschrieben.

So geht's

1. Einstieg und Ergebnis wählen. Unter Übersicht wählen Sie, ob der Ablauf mit einem öffentlichen Link, persönlichen Einladungen, Ihrer eigenen Eingabe oder über die API beginnt. Wählen Sie dann, ob die Antworten gespeichert, zur Prüfung vorbereitet oder zur Unterschrift gesendet werden. Die Wahl bestimmt, welche Schritte Sie erhalten.
2. Dokumente hinzufügen. Unter Dokumente laden Sie die Word-Vorlage hoch. Felder wie {cpr} in der Vorlage werden mit den Antworten gefüllt, und „Formular aus Dokumenten vorschlagen“ kann die Fragen für Sie vorschlagen.
3. Rollen anlegen. Unter Personen hat jede Rolle eine eigene Karte. Ausfüllen zeigt, was die Rolle ausfüllt. Das ergibt sich automatisch aus den Fragen, und eine Rolle ohne Fragen erhält keinen Link, sodass der Ablauf nicht auf sie wartet. Unter Unterschrift wählen Sie, ob die Rolle unterschreibt, in welcher Reihenfolge und ob Sie „CPR-Prüfung verlangen“. Jede Rolle hat außerdem Tags für Name, E-Mail und Telefon, zum Beispiel {mieter_name}, die Sie mit einem Klick kopieren.
4. Fragen aufbauen. Unter Formular fügen Sie Fragen Seite für Seite hinzu und wählen unter „Wer beantwortet diese Frage?“, welche Rolle antwortet. Wählen Sie mehrere Rollen, erhält jede Person eine eigene Antwort und ein eigenes Feld im Dokument.
5. Regeln, Bedingungen und Berechnungen hinzufügen. „Antwortregeln“ prüft die Antwort, bevor die Person weitermachen kann. „Diese Frage anzeigen, wenn…“ zeigt die Frage nur, wenn eine andere Antwort passt, und „Berechnung aus anderen Feldern“ berechnet einen Wert aus anderen Antworten.
6. Formular fertigstellen. Schreiben Sie die Nachricht unter „Nach dem Ausfüllen“, wählen Sie Hintergrund und Schaltflächenfarbe unter Design und wählen Sie Unterschriftsmethoden, E-Mail-Vorlage und Ordner unter „Falleinstellungen“.
7. Testen und veröffentlichen. Unter „Testen und veröffentlichen“ wählen Sie bei „Testen als“ eine Rolle und probieren das Formular als diese Person aus. Mit „Testweise ausfüllen und Vorschau anzeigen“ sehen Sie das Dokument mit Ihren Testantworten. Klicken Sie auf „Formular veröffentlichen“, wenn die Checkliste bereit ist.

Gut zu wissen

• Eine Ja/Nein-Antwort kann einen Abschnitt der Word-Vorlage steuern. Schreiben Sie {#haustiere} vor den Abschnitt und {/haustiere} danach, dann erscheint der Text nur bei Ja. Mit {^haustiere} erscheint der Text bei Nein.
• Vertrauliche Antworten lassen sich mit „Antwort verschlüsseln“ verschlüsseln. Eine CPR-Nummer ist von Anfang an verschlüsselt.
• „Upload vom Handy erlauben“ zeigt beim Upload-Feld einen QR-Code und einen SMS-Link, damit die Person ein Foto mit dem Handy machen kann.
• Unter Kontaktdaten lassen Sie Name und E-Mail leer, wenn es jedes Mal eine neue Person ist. Ist es immer dieselbe Person, tragen Sie sie ein oder wählen „Oder aus einer Antwort übernehmen“.

Fragen und Antworten

Können mehrere Personen dasselbe Formular ausfüllen?

Ja. Wählen Sie persönliche Einladungen, legen Sie für jede Person eine Rolle an und verteilen Sie die Fragen. Jede Person erhält einen eigenen Link und beantwortet die Fragen, die ihrer Rolle zugewiesen sind.

Wo finde ich die Kennung für die Word-Vorlage?

Klicken Sie auf die Frage. Unter „Tag im Dokument“ steht die Kennung, zum Beispiel {haustiere}. Schreiben Sie sie genau so in die Vorlage, oder ändern Sie die Kennung passend zur Vorlage.