Falleinstellungen erklärt
Ein Überblick über die Einstellungen eines Falls: Name und Referenz, Ordner, E-Mail, Löschung, Unterschriftsmethoden, Erinnerungen, Frist und Sprache.
Der erste Schritt beim Erstellen eines Falls sind die Einstellungen. Hier legen Sie Name, Ordner, E-Mail, Unterschriftsmethoden, Erinnerungen, Frist und Sprache fest. Die meisten Felder sind vorausgefüllt, Sie ändern also nur, was bei diesem Fall anders ist.
Das Video geht die Felder von oben nach unten durch. Unten lesen Sie, was jede Einstellung bewirkt.
So geht's
- Name und Referenz. Den Namen sehen Sie und die Empfänger. Verwenden Sie eigene Fall- oder Kundennummern, tragen Sie diese ins Referenzfeld ein, um den Fall später wiederzufinden.
- Ordner. Der Ordner bestimmt, wer in Ihrem Unternehmen den Fall sehen kann. Der Text unter dem Feld zeigt, welche Rollen Zugriff haben.
- E-Mail. Wählen Sie die E-Mail-Vorlage, die die Empfänger erhalten, und sehen Sie sie sich vor dem Versand direkt an.
- Löschung. Legen Sie fest, ob der Fall samt Dokumenten nach einer Anzahl von Tagen automatisch gelöscht wird. Hilfreich, wenn Sie Aufbewahrungsregeln für personenbezogene Daten einhalten müssen.
- Unterschriftsmethoden. Legen Sie fest, wie die Empfänger unterschreiben dürfen, zum Beispiel mit dem Personalausweis. Sie können mehrere Methoden zulassen und die Wahl dem Empfänger überlassen.
- Erinnerungen. Aktivieren Sie automatische Erinnerungen und legen Sie fest, wie viele gesendet werden und wie viele Tage dazwischen liegen.
- Frist und Sprache. Die Frist ist die Anzahl der Tage, die die Empfänger zum Unterschreiben haben. Die Sprache bestimmt, in welcher Sprache die Empfänger E-Mails und die Unterschriftsseite sehen.
Gut zu wissen
- Alles wird beim Arbeiten automatisch gespeichert. Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie Empfänger hinzufügen möchten.
- Nutzen Sie immer wieder dieselben Einstellungen, speichern Sie sie als Voreinstellung und starten Sie neue Fälle mit einem Klick.
- Läuft die Frist eines versendeten Falls ab, können Sie sie im Menü des Falls verlängern.
Fragen und Antworten
Kann ich die Einstellungen nach dem Versand ändern?
Ja, einige davon. Erinnerungen, Frist und Löschung ändern Sie unter Einstellungen bearbeiten im Fall, solange er offen ist.
Was passiert, wenn die Frist abläuft?
Empfänger, die noch nicht unterschrieben haben, können es nicht mehr tun. Sie können das Ablaufdatum im Fall verlängern, wenn mehr Zeit nötig ist.
Wer bestimmt, welche Unterschriftsmethoden ich wählen kann?
Die Methoden hängen davon ab, wofür Ihr Konto eingerichtet ist. Sie wählen aus den im Feld angezeigten Methoden.
