Erweiterte Felder in Word-Vorlagen

So bekommt eine Word-Vorlage Listen, bedingte Abschnitte, ein Logo, globale Felder und Dropdowns, und so sieht es aus, wenn der Fall ausgefüllt wird.

Eine Word-Vorlage kann mehr als Text einfügen. Mit ein paar zusätzlichen Markierungen in geschweiften Klammern kann ein Abschnitt enthalten sein oder wegfallen, eine Zeile sich für jede Leistung wiederholen, Ihr Logo und Ihre Firmendaten sich selbst einsetzen und die Abschnittsnummern stimmen, egal was enthalten ist.

Das Video zeigt eine Vorlage mit all dem und einen Fall, in dem die Felder ausgefüllt werden. Unten sehen Sie, wie Sie die Felder in Word schreiben.

So geht's

1. Abschnitte, die nur manchmal enthalten sind. Schreiben Sie {#rabatt} in einen eigenen Absatz über den Text und {/rabatt} in einen eigenen Absatz darunter. Im Fall wird Rabatt zu einem Ja oder Nein. Bei Nein fällt der Text dazwischen ganz weg. Mit {^rabatt} statt {#rabatt} erscheint der Text nur, wenn die Antwort Nein ist.
2. Listen. Schreiben Sie {#leistungen} und {/leistungen} in jeweils einen eigenen Absatz und dazwischen die Felder für eine Zeile, zum Beispiel {beschreibung}: {preis} €. Die Zeile wiederholt sich für jede Leistung, die im Fall hinzugefügt wird. Stehen die Markierungen in der ersten und letzten Zelle einer Tabellenzeile, wiederholt sich die Zeile.
3. Globale Felder. Felder wie {company_name}, {company_address_full}, {company_cvr} und {today} werden automatisch mit Ihren Angaben und dem heutigen Datum gefüllt. Unter „Globale Felder“ auf der Seite Dokumente sehen Sie alle Felder mit ihren Werten, und mit „Feld hinzufügen“ legen Sie eigene feste Felder an.
4. Logo. Schreiben Sie {@company_logo} in einen eigenen Absatz, dann wird das Logo des Kontos eingefügt. Größe und Ausrichtung stehen im Namen, zum Beispiel {@company_logo_w160_center} für 160 Pixel breit und zentriert, oder {@company_logo_h60_right}.
5. Abschnittsnummern. Schreiben Sie die Nummern selbst, etwa 3. Rabatt und 4. Vertraulichkeit, werden sie neu nummeriert, wenn ein bedingter Abschnitt wegfällt. Die automatische Nummerierung von Word regelt sich von selbst.
6. Feldeinstellungen. Öffnen Sie das Dokument und klappen Sie „Dokumententags“ auf. Hier geben Sie den Feldern Namen und Typ. Mit „Feldtyp“ wird ein Feld zu einem „Dropdown“ oder zu „Optionsfelder“ mit festen Werten, die Sie mit „Option hinzufügen“ hinzufügen. Klicken Sie auf „Speichern“.
7. Ausfüllen und Ergebnis ansehen. Starten Sie einen Fall mit „Einzelner Fall“, füllen Sie die Felder unter „Dokumentenfelder“ aus und klicken Sie unter „Übersicht“ auf das Dokument, um das fertige Dokument zu sehen.

Gut zu wissen

• Ein Feld kann auch nur dann erscheinen, wenn ein anderes Feld einen bestimmten Wert hat, etwa der Rabattsatz nur bei eingeschaltetem Rabatt. Das stellen Sie unter „Sichtbarkeit“ in den Einstellungen des Felds ein.
• Absenderfelder wie {sender_name} werden mit der Person gefüllt, die den Fall sendet.
• Empfängerfelder wie {kunde_name} und {kunde_email} sowie Ja-oder-Nein-Felder für jede Auswahl eines Dropdowns funktionieren nur in Formularen, nicht in normalen Dokumenten.

Fragen und Antworten

Warum erscheint das Logo nicht?

Die Markierung muss ganz allein in einem eigenen Absatz stehen, und das Konto braucht ein Logo als PNG oder JPEG. SVG und WebP lassen sich nicht in ein Word-Dokument einfügen.

Was passiert, wenn ein globales Feld leer ist?

Dann bleibt das Feld im Dokument leer. Tragen Sie den Wert einmal unter „Globale Felder“ ein, dann steht er in jedem Dokument.