Roller och åtkomst
Se hur roller styr åtkomsten i NextSign, hur du skapar en roll som bara får se egna ärenden och hur du väljer standardrollen för nya användare.
Roller bestämmer vad varje kollega kan se och göra i NextSign. Det finns färdiga roller och du kan skapa egna med precis de behörigheter ni behöver.
Tillsammans med mapparna styr rollerna också vilka ärenden var och en kan se. Videon visar hur du skapar en roll som bara får se egna ärenden.
Så här gör du
- Öppna Roller. Gå till Företagsprofil och välj fliken Roller. Här ser du de färdiga rollerna och era egna.
- Läs om roller och åtkomst. "Läs om rollåtkomst & behörigheter" ger en kort genomgång av hur roller, behörigheter och mappar hänger ihop.
- Skapa en roll. Klicka på "Skapa" och ge rollen ett namn, till exempel Säljare.
- Välj områden. Aktivera "Använd behörigheter" och markera de områden rollen får använda, till exempel ärenden, dokument och förinställningar. Admin på ett område ger också rätt att hantera det.
- Välj vilka ärenden rollen får se. Under "Vilka ärenden får rollen se?" väljer du "Bara egna ärenden" eller "Ärenden i mapparna som rollen har åtkomst till".
- Spara och dela ut rollen. Spara rollen och ge den till rätt kollegor under Användare.
- Välj standardrollen. Under fliken "Konfiguration" väljer du "Standardroll": den roll som nya användare får när de bjuds in eller loggar in första gången.
Bra att veta
- Admin har alltid åtkomst till allt. Den rollen kan inte begränsas.
- En kollega kan ha flera roller. Åtkomsten är då summan av dem.
- Mapparna bestämmer vilka roller som kan se ärendena i dem. En mapp utan roller kan ses av alla med åtkomst till ärenden.
- Dina egna ärenden kan du alltid se, oavsett mapp.
Frågor och svar
Vad är skillnaden mellan rollens och mappens åtkomst?
Rollens behörigheter bestämmer vilka delar av NextSign kollegan kan använda. Mappens roller bestämmer vilka ärenden kollegan kan se. Båda måste stämma för att kollegan ska se ett ärende.
Kan jag ändra en roll senare?
Ja. Ändringen gäller direkt för alla kollegor som har rollen.
Vad betyder bara egna ärenden?
Att kollegan bara ser de ärenden hen själv har skapat, även om ärendena ligger i en mapp som rollen har åtkomst till.
