Mappar och åtkomst

Mappar samlar era ärenden och bestämmer vem som kan se dem. Varje mapp har en eller flera roller, och bara kollegor med någon av rollerna kan se ärendena i mappen. Behöver en enskild kollega åtkomst kan du ge hen extra åtkomst utan att ändra rollerna.

Videon visar hur du skapar en mapp för ledningen och senare ändrar åtkomsten till en mapp.

Så här gör du

1. Öppna Mappar. Klicka på Mappar i menyn. Här ser du företagets mappar och de roller som har åtkomst.
2. Skapa en mapp. Klicka på "Ny mapp" och ge mappen ett namn.
3. Välj roller. Under "Vem har åtkomst?" väljer du de roller som ska kunna se ärendena. Dina egna roller läggs till automatiskt, så att du alltid ser mappen själv.
4. Ge extra åtkomst. Under "Särskild åtkomst" lägger du till namngivna kollegor som ska se ärendena oavsett roller.
5. Skapa mappen. Mappen är klar, och du kan välja den i nya ärenden.
6. Ändra åtkomsten senare. Klicka på kugghjulet på mappen för att ändra namn, roller och extra åtkomst.

Bra att veta

• Lämnar du rollerna tomma kan alla med åtkomst till ärenden se mappen.
• Admin kan alltid se alla mappar och ärenden.
• Dina egna ärenden ser du alltid, oavsett vilken mapp de ligger i.
• Du flyttar ett ärende till en annan mapp från listan under Ärenden.

Frågor och svar

Hur väljer jag mapp för ett ärende?

I ärendets inställningar. Texten under fältet visar vem som får åtkomst till ärendet.

Vad händer med ärendena om jag ändrar en mapps åtkomst?

Åtkomsten gäller direkt för alla ärenden i mappen.

Vad är skillnaden mellan roller och extra åtkomst?

Roller ger åtkomst till alla med rollen. Extra åtkomst ges till namngivna personer, till exempel en enskild kollega från en annan avdelning.