Avancerade fält i Word-mallar

Se hur en Word-mall får listor, villkorade avsnitt, logotyp, globala fält och rullgardinsmenyer, och hur det ser ut när ärendet fylls i.

En Word-mall kan mer än att infoga text. Med några extra markeringar inom klammerparenteser kan ett avsnitt tas med eller utelämnas, en rad upprepas för varje tjänst, er logotyp och era företagsuppgifter fylla i sig själva, och avsnittsnumren stämma oavsett vad som är med.

Videon visar en mall med allt detta och ett ärende där fälten fylls i. Nedan ser du hur du skriver fälten i Word.

Så här gör du

1. Avsnitt som bara är med ibland. Skriv {#rabatt} i ett eget stycke ovanför texten och {/rabatt} i ett eget stycke under den. I ärendet blir rabatt ett ja eller nej. Är svaret nej försvinner texten emellan helt. Med {^rabatt} i stället för {#rabatt} kommer texten bara med när svaret är nej.
2. Listor. Skriv {#tjanster} och {/tjanster} i var sitt stycke, med fälten för en rad emellan, till exempel {beskrivning}: {pris} kr. Raden upprepas för varje tjänst som läggs till i ärendet. Står markeringarna i första och sista cellen i en tabellrad upprepas raden.
3. Globala fält. Fält som {company_name}, {company_address_full}, {company_cvr} och {today} fylls i automatiskt med era uppgifter och dagens datum. Under "Globala fält" på sidan Dokument ser du alla fält med deras värden, och med "Lägg till fält" skapar ni egna fasta fält.
4. Logotyp. Skriv {@company_logo} i ett eget stycke så infogas kontots logotyp. Storlek och placering skrivs i namnet, till exempel {@company_logo_w160_center} för 160 pixlar bred och centrerad, eller {@company_logo_h60_right}.
5. Avsnittsnummer. Skriver du numren själv, till exempel 3. Rabatt och 4. Sekretess, numreras de om när ett villkorat avsnitt inte kommer med. Words egen automatiska numrering sköter sig själv.
6. Fältinställningar. Öppna dokumentet och fäll ut "Dokument tags". Här ger du fälten namn och typ. Med "Fälttyp" kan ett fält bli en "Rullgardinsmeny" eller "Alternativknappar" med fasta val som du lägger till med "Lägg till alternativ". Klicka på "Spara".
7. Fyll i och se resultatet. Starta ett ärende med "Enskilt ärende", fyll i fälten under "Dokumentfält" och klicka på dokumentet under "Översikt" för att se det färdiga dokumentet.

Bra att veta

• Ett fält kan också visas bara när ett annat fält har ett visst värde, till exempel rabattprocenten bara när rabatt är påslaget. Det ställer du in under "Synlighet" i fältets inställningar.
• Avsändarfält som {sender_name} fylls i med personen som skickar ärendet.
• Mottagarfält som {kund_name} och {kund_email}, och ja eller nej-fält för varje val i en rullgardinsmeny, fungerar bara i formulär, inte i vanliga dokument.

Frågor och svar

Varför kommer inte logotypen med?

Markeringen måste stå helt ensam i ett eget stycke, och kontot behöver en logotyp i PNG eller JPEG. SVG och WebP kan inte infogas i ett Word-dokument.

Vad händer om ett globalt fält inte är ifyllt?

Då blir fältet tomt i dokumentet. Fyll i värdet en gång under "Globala fält", så kommer det med i alla dokument.