Roller og tilgang
Se hvordan roller styrer tilgangen i NextSign, hvordan du oppretter en rolle som bare kan se egne saker, og hvordan du velger standardrollen for nye brukere.
Roller bestemmer hva hver kollega kan se og gjøre i NextSign. Det finnes ferdige roller, og du kan lage egne roller med akkurat de tillatelsene dere trenger.
Sammen med mappene styrer rollene også hvilke saker den enkelte kan se. Videoen viser hvordan du lager en rolle som bare kan se egne saker.
Slik gjør du
- Åpne Roller. Gå til Firmaprofil, og velg fanen Roller. Her ser du de ferdige rollene og deres egne.
- Les om roller og tilgang. «Les om rolletilgang & tillatelser» gir en kort gjennomgang av hvordan roller, tillatelser og mapper henger sammen.
- Opprett en rolle. Klikk på «Opprett», og gi rollen et navn, for eksempel Selger.
- Velg områder. Slå på «Bruk tillatelser», og huk av for områdene rollen kan bruke, for eksempel saker, dokumenter og forhåndsinnstillinger. Admin på et område gir også rett til å styre det.
- Velg hvilke saker rollen kan se. Under «Hvilke saker kan rollen se?» velger du «Bare egne saker» eller «Saker i mappene rollen har tilgang til».
- Lagre og del ut rollen. Lagre rollen, og gi den til de riktige kollegene under Brukere.
- Velg standardrollen. Under fanen «Konfigurasjon» velger du «Standardrolle»: rollen nye brukere får når de blir invitert eller logger inn for første gang.
Greit å vite
- Admin har alltid tilgang til alt. Den rollen kan ikke begrenses.
- En kollega kan ha flere roller. Tilgangen er da summen av dem.
- Mappene bestemmer hvilke roller som kan se sakene i dem. En mappe uten roller kan ses av alle med tilgang til saker.
- Egne saker kan du alltid se, uansett mappe.
Spørsmål og svar
Hva er forskjellen på rollens tilgang og mappens tilgang?
Rollens tillatelser bestemmer hvilke deler av NextSign kollegaen kan bruke. Mappens roller bestemmer hvilke saker kollegaen kan se. Begge må stemme for at en kollega skal se en sak.
Kan jeg endre en rolle senere?
Ja. Endringen gjelder med en gang for alle kolleger som har rollen.
Hva betyr bare egne saker?
At kollegaen bare ser sakene vedkommende selv har opprettet, også om sakene ligger i en mappe rollen har tilgang til.
