Mapper og tilgang

Mapper samler sakene deres og bestemmer hvem som kan se dem. Hver mappe har én eller flere roller, og bare kolleger med en av rollene kan se sakene i mappen. Trenger en enkelt kollega tilgang, kan du gi vedkommende ekstra tilgang uten å endre rollene.

Videoen viser hvordan du oppretter en mappe for ledelsen og senere endrer tilgangen til en mappe.

Slik gjør du

1. Åpne Mapper. Klikk på Mapper i menyen. Her ser du firmaets mapper og rollene som har tilgang.
2. Opprett en mappe. Klikk på «Ny mappe», og gi mappen et navn.
3. Velg roller. Under «Hvem har tilgang?» velger du rollene som skal kunne se sakene. Dine egne roller legges til automatisk, så du alltid ser mappen selv.
4. Gi ekstra tilgang. Under «Særskilt tilgang» legger du til navngitte kolleger som skal se sakene uansett roller.
5. Opprett mappen. Mappen er klar, og du kan velge den på nye saker.
6. Endre tilgangen senere. Klikk på tannhjulet på mappen for å endre navn, roller og ekstra tilgang.

Greit å vite

• Lar du rollene stå tomme, kan alle med tilgang til saker se mappen.
• Admin kan alltid se alle mapper og saker.
• Egne saker ser du alltid, uansett hvilken mappe de ligger i.
• Du flytter en sak til en annen mappe fra listen under Saker.

Spørsmål og svar

Hvordan velger jeg mappe på en sak?

I sakens innstillinger. Teksten under feltet viser hvem som får tilgang til saken.

Hva skjer med sakene hvis jeg endrer en mappes tilgang?

Tilgangen gjelder med en gang for alle saker i mappen.

Hva er forskjellen på roller og ekstra tilgang?

Roller gir tilgang til alle med rollen. Ekstra tilgang gis til navngitte personer, for eksempel en enkelt kollega fra en annen avdeling.