Personvernpolicy 

Innledning

NextSign ApS («vi», «oss» eller «NextSign») driver NextSign, som er en digital signaturløsning for sikker og enkel digital signering av dokumenter. Denne personvernpolicyen beskriver hvordan vi som dataansvarlig behandler personopplysninger om besøkende, brukere og kontaktpersoner i forbindelse med drift av våre tjenester. Når vi behandler opplysninger på vegne av våre kunder i deres signeringsflyter, er vi databehandler – se kundens egen personvernpolicy i disse tilfellene.

Kontaktinformasjon

Selskap: NextSign ApS

Adresse:

Organisasjonsnummer: 44 03 75 05

Telefon: +45 7060 4402

Nettsted: www.nextsign.dk

E-post: support@nextsign.dk

Formål og rettslig grunnlag for behandlingen

Vi behandler dine opplysninger for å drive, sikre og forbedre vår plattform, yte support, kommunisere med deg og oppfylle våre juridiske forpliktelser.

• Drift og sikkerhet av våre nettsteder og signeringstjeneste.
• Opprettelse og administrasjon av brukerkontoer og kundeforhold.
• Kommunikasjon og support i forbindelse med henvendelser.
• Utsendelse av nyhetsbrev og markedsføring, når det foreligger samtykke eller et eksisterende kundeforhold.
• Overholdelse av juridiske forpliktelser, inkludert bokføring og dokumentasjon.
• Analyse og forbedring av våre tjenester og brukeropplevelse.
• Teknisk logging og dokumentasjon av aktiviteter for å sikre drift, feilretting og sikkerhet.

Kategorier av personopplysninger

• Vanlige personopplysninger (art. 6): navn, e-post, adresse, telefonnummer, IP-adresse, innloggings- og bruksopplysninger.
• Sensitive personopplysninger (art. 9): Vi behandler som utgangspunkt ikke sensitive opplysninger som dataansvarlig. Hvis sensitive opplysninger mottas i forbindelse med support, slettes de umiddelbart etter håndtering.
• Konfidensielle opplysninger (art. 10): Personnummer kan forekomme, f.eks. hvis du oppretter testtilfeller. Personnummer oppbevares kryptert og kun så lenge det er nødvendig for formålet.

Mottakere av personopplysninger

Vi deler kun personopplysninger med betrodde (under)databehandlere, når det er nødvendig for drift av vår tjeneste – f.eks. hosting, database, e-post- og SMS-leverandører samt eID-leverandører. Alle mottakere er kontraktsmessig forpliktet til å beskytte dine opplysninger og kun behandle dem etter instruks fra oss.

Overførsel til tredjeland

Vi oppbevarer som utgangspunkt data innenfor EU/EØS. Hvis vi bruker leverandører utenfor EU/EØS, skjer det kun der det foreligger et gyldig overføringsgrunnlag (f.eks. EU Standardkontraktbestemmelser), og hvor leverandøren kan tilby et tilstrekkelig beskyttelsesnivå.

Hvor dine opplysninger stammer fra

Vi samler primært opplysninger direkte fra deg når du besøker vårt nettsted, oppretter en konto eller kontakter oss. Vi kan også motta opplysninger fra organisasjonen du er tilknyttet, eller fra offentlige kilder i forbindelse med oppdatering av bedriftsdata.

Sikkerhet og oppbevaringsperiode

Vi har implementert tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak, inkludert kryptering, tilgangskontroll, 2-faktor-innlogging, løpende sikkerhetskopiering og detaljert logging. Vi oppbevarer dine opplysninger så lenge det er nødvendig for de formål de er samlet inn for, eller så lenge lovgivningen krever det. Opplysninger slettes eller anonymiseres når formålet ikke lenger er til stede.

Apper og integrasjoner

Denne personvernerklæringen gjelder for NextSign som tjeneste – inkludert vår webplattform og våre apper og integrasjoner for Microsoft 365: NextSign Integration for word, NextSign Outlook Integration og NextSign Sharepoint Integration. Når du bruker disse integrasjonene, behandler vi personopplysningene du oppgir eller gir oss tilgang til – for eksempel dokumentet du sender til signering, mottakernes navn, e-post og telefonnummer, samt NextSign-brukeren du logger inn med – med det formål å opprette og sende dokumenter til elektronisk signering. Opplysningene behandles etter de samme formålene, rettsgrunnlagene og sikkerhetstiltakene som er beskrevet i resten av denne erklæringen. Integrasjonene får kun tilgang til dokumentet ditt når du aktivt sender det via NextSign, og vi bruker ikke innholdet ditt til andre formål.

YouTube

Vi bruker YouTube API Services til å publisere våre egne veiledningsvideoer på NextSigns YouTube-kanal. Vi bruker API-et kun til å laste opp og administrere våre egne videoer. Vi henter, lagrer eller deler ikke informasjon om YouTube-brukere, eller om deg, via YouTube API Services.

Videoer på våre egne nettsteder spilles av fra våre egne servere i EU og sender ingen informasjon til YouTube. Noen eldre innlegg bygger inn videoer fra YouTube. Disse lastes først når du har samtykket til funksjonelle informasjonskapsler, og da gjelder YouTubes vilkår og Googles personvernerklæring.

Når du ser videoene våre på YouTube, gjelder YouTubes vilkår for bruk og Googles personvernerklæring.

Hvis du har gitt en app tilgang til Google-kontoen din, kan du når som helst trekke tilgangen tilbake på siden for tredjepartstilkoblinger i Google-kontoen din. Du kan også kontakte oss på support@nextsign.dk hvis du vil at vi skal slette informasjon vi har om deg.

Dine rettigheter

• Rett til innsyn i hvilke opplysninger vi behandler om deg.
• Rett til retting av uriktige opplysninger.
• Rett til sletting av opplysninger i spesielle tilfeller.
• Rett til begrensning av behandling.
• Rett til å protestere mot behandling basert på våre legitime interesser.
• Rett til dataportabilitet.
• Rett til å trekke tilbake samtykke hvis behandlingen er basert på samtykke.
• Rett til å klage til Datatilsynet.

Datatilsynet

Adresse: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby

Telefon: 33 19 32 00

E-post: dt@datatilsynet.dk

Endringer av personvernpolicyen

Vi kan løpende oppdatere denne personvernpolicyen, f.eks. hvis det skjer endringer i lovgivningen eller i våre tjenester. Den nyeste versjonen finnes alltid på www.nextsign.dk.