Kontakter, grupper og import
Se hvordan du oppretter kontakter, samler dem i grupper, importerer en liste fra Excel og legger til en hel gruppe på en sak.
NextSign1:02
Kontaktboken samler mottakerne dere sender til igjen og igjen, med navn, e-post, telefon, adresse og stilling. Kontakter kan samles i grupper, så du for eksempel kan legge til hele styret på en sak med ett klikk.
Har dere allerede kontaktene i et regneark, kan du importere dem på en gang. Videoen viser alt sammen og avslutter med å hente en gruppe inn på en sak.
Slik gjør du
- Åpne Kontakter. Gå til Kontakter i menyen under Innstillinger.
- Opprett en kontakt. Klikk på «Opprett ny kontakt», og fyll ut navn, e-post og telefon. Du kan også velge hvilke grupper kontakten skal være med i.
- Opprett en gruppe. Klikk på «Ny gruppe», gi gruppen et navn, og huk av for kontaktene som skal være med.
- Importer et regneark. Klikk på «Importer kontakter», og last opp en Excel- eller CSV-fil. Kolonner med overskrifter som navn, e-post, telefon, adresse og stilling blir gjenkjent automatisk.
- Sjekk og importer. Se på forhåndsvisningen, rett koblingen av kolonner om nødvendig, og importer kontaktene. Du kan også legge dem rett i en gruppe.
- Bruk kontaktene på en sak. Under mottakerne på en sak klikker du på «Importer kontakter». Velg enkeltkontakter, eller klikk på en gruppe for å legge til alle medlemmene.
Greit å vite
- Ved import kan du velge å oppdatere kontakter som allerede finnes, så du slipper duplikater.
- En kontakt kan være med i flere grupper.
- Har filen ingen overskrifter, kan du slå av overskriftsraden og koble kolonnene selv.
Spørsmål og svar
Hvilke filtyper kan jeg importere?
CSV, XLSX og XLS.
Hva om filen min har andre kolonneoverskrifter?
Da kobler du selv kolonnene til riktige felt i forhåndsvisningen før du importerer.
Blir kontaktene delt med kollegene mine?
Ja. Kontaktboken er felles for firmaet.
