Avanserte felt i Word-maler

Se hvordan en Word-mal får lister, betingede avsnitt, logo, globale felt og nedtrekkslister, og hvordan det ser ut når saken fylles ut.

En Word-mal kan mer enn å sette inn tekst. Med noen ekstra merker i krøllparenteser kan et avsnitt bli med eller utelates, en linje gjentas for hver tjeneste, logoen og firmaopplysningene deres settes inn av seg selv, og avsnittsnumrene stemme uansett hva som er med.

Videoen viser en mal med alt dette og en sak der feltene fylles ut. Nedenfor ser du hvordan du skriver feltene i Word.

Slik gjør du

1. Avsnitt som bare er med noen ganger. Skriv {#rabatt} i et eget avsnitt over teksten og {/rabatt} i et eget avsnitt under den. På saken blir rabatt et ja eller nei. Er svaret nei, forsvinner teksten imellom helt. Med {^rabatt} i stedet for {#rabatt} kommer teksten bare med når svaret er nei.
2. Lister. Skriv {#tjenester} og {/tjenester} i hvert sitt avsnitt, med feltene for én linje imellom, for eksempel {beskrivelse}: {pris} kr. Linjen gjentas for hver tjeneste som legges til på saken. Står merkene i første og siste celle i en tabellrad, gjentas raden.
3. Globale felt. Felt som {company_name}, {company_address_full}, {company_cvr} og {today} fylles ut automatisk med opplysningene deres og dagens dato. Under «Globale felter» på siden Dokumenter ser du alle feltene med verdiene, og med «Legg til felt» lager dere egne faste felt.
4. Logo. Skriv {@company_logo} i et eget avsnitt, så settes kontoens logo inn. Størrelse og plassering skrives i navnet, for eksempel {@company_logo_w160_center} for 160 piksler bred og sentrert, eller {@company_logo_h60_right}.
5. Avsnittsnumre. Skriver du numrene selv, for eksempel 3. Rabatt og 4. Taushetsplikt, blir de nummerert om når et betinget avsnitt ikke kommer med. Words egen automatiske nummerering ordner seg selv.
6. Feltinnstillinger. Åpne dokumentet, og fold ut «Dokumentetiketter». Her gir du feltene navn og type. Med «Felttype» kan et felt bli en «Nedtrekksliste» eller «Alternativknapper» med faste valg, som du legger til med «Legg til alternativ». Klikk på «Lagre».
7. Fyll ut og se resultatet. Start en sak med «Enkelt sak», fyll ut feltene under «Dokumentfelt», og klikk på dokumentet under «Oversikt» for å se det ferdige dokumentet.

Greit å vite

• Et felt kan også vises bare når et annet felt har en bestemt verdi, for eksempel rabattprosenten bare når rabatt er slått på. Det stiller du inn under «Synlighet» i feltets innstillinger.
• Avsenderfelt som {sender_name} fylles ut med personen som sender saken.
• Mottakerfelt som {kunde_name} og {kunde_email}, og ja eller nei-felt for hvert valg i en nedtrekksliste, virker bare i skjemaer, ikke i vanlige dokumenter.

Spørsmål og svar

Hvorfor kommer ikke logoen med?

Merket må stå helt alene i sitt eget avsnitt, og kontoen må ha en logo i PNG eller JPEG. SVG og WebP kan ikke settes inn i et Word-dokument.

Hva skjer hvis et globalt felt ikke er fylt ut?

Da står feltet tomt i dokumentet. Fyll ut verdien én gang under «Globale felter», så kommer den med i alle dokumenter.